Email xin việc là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về bạn, hãy dành thời gian soạn một email thật chỉn chu để thể hiện mình là một ứng viên sáng giá. Nếu bạn chưa biết cách, hãy tham khảo hướng dẫn viết email xin việc chuyên nghiệp ấn tượng cả về nội dung và hình thức sau đây.

Chú ý tên email và tên hiển thị email

Tên email của ứng viên có lẽ là một câu chuyện muôn thủa, có phần hài hước trong giới tuyển dụng. Nhà tuyển dụng nào hẳn cũng đã gặp không nhiều thì ít những kiểu tên email rất ngây ngô như “ Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. ”. Những tên email như vậy chắc chắn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn hoàn toàn không nghiêm túc, cả khi bạn đang tìm việc online làm tại nhà hay nơi công sở.

Một tên email chuyên nghiệp nên là tên thật của bạn, có thể đi kèm theo một vài con số năm sinh hoặc ngày sinh, ví dụ như Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. . Bạn cũng lưu ý không nên để tên email quá dài nữa nhé.

Tương tự với tên hiển thị email, hãy tránh hai lỗi phổ biến sau: không phải tên thật và không được viết hoa. Giữa vô số email được gửi về, nhà tuyển dụng thường sẽ rất khắt khe từ những điều nhỏ nhất đó.

Tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng

Một trong những điều nhà tuyển dụng khó chịu nhất là nhận được email không có tiêu đề hoặc tiêu đề được viết chữ không dấu. Dường như dòng tiêu đề thường hay bị bỏ quên nhất, vậy nên hãy tạo thói quen là viết trước khi soạn nội dung email.

Thường thì trong tin đăng tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ hướng dẫn cách viết tiêu đề email để họ tiên theo dõi. Hãy đảm bảo soạn tiêu đề đúng theo mẫu của họ. Nếu không thì [Tên ứng viên] – [Vị trí tuyển dụng] là mẫu bạn nên sử dụng.

Nội dung email đi vào trọng tâm

Khi nói đến hướng dẫn viết email xin việc, chắc chắn không thể bỏ qua nội dung email. Bạn nên bao gồm một nội dung xin việc ngắn gọn trong email để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng (dùng thay cho Thư xin việc nếu được). Nội dung này nên bao gồm những phần sau:

-          Lời chào hỏi nhà tuyển dụng. Chẳng hạn: Kính gửi Phòng Tuyển dụng Nhân sự - Công ty TNHH X.

-          Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn: họ tên, tuổi, sinh viên trường/ nghề nghiệp hiện tại.

-          Giải thích tại sao bạn viết email này, bạn đã nhìn thấy bài đăng tuyển dụng qua kênh nào.

-          Trình bày ngắn gọn vì sao bạn hứng thú với vị trí này, vì sao bạn là ứng viên phù hợp: kể sơ qua kinh nghiệm nổi bật, định hướng công việc của bạn, bạn có thể mang lại điều gì cho công ty. Tuy nhiên, đừng sao chép trực tiếp từ CV của bạn nhé.

-          Đề cập tới CV của bạn đã được đính kèm trong mail.

-          Cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn và mong được nhận phản hồi sớm từ họ, kèm theo lời chúc họ có một ngày làm việc tốt lành/ chúc công ty ngày càng phát triển.

-          Hoàn tất email với chữ ký của bạn. Chữ ký cuối email cũng là một dấu hiệu cho thấy sự chuyên nghiệp của ứng viên. Bạn hãy thêm chữ ký ở cuối email, bao gồm tên đầy đủ, số điện thoại liên hệ, email và bất kỳ tài khoản mạng xã hội nào mà bạn muốn chia sẻ với nhà tuyển dụng. Trong giao diện Gmail, hãy vào phần Cài đặt ⇒ Xem tất cả chế độ cài đặt ⇒ Lướt xuống đến phần chữ ký để tạo chữ ký riêng cho mình nhé.

Đừng quên đính kèm tài liệu cần thiết!

Nội dung email của bạn hay đến đâu thì cũng trở thành “công cốc” nếu bạn quên gửi kèm hồ sơ ứng tuyển. Hãy đính kèm CV, thư xin việc hay bất kỳ tài liệu bổ sung nào nhà tuyển dụng yêu cầu vào email trước khi nhấn gửi đi. Bạn nên gửi tài liệu của mình dưới dạng Microsoft Word hoặc PDF để người nhận có thể mở và xem chúng. Trước đó, bạn cũng nên đổi tên tài liệu cho phù hợp, ví dụ: CV [vị trí ứng tuyển] – [tên của bạn].

Kiểm tra lại và gửi email

Trước khi nhấn gửi, bạn cần phải kiểm tra kỹ lại email để không có sai sót về chính tả, ngữ pháp hay hình thức nào. Bạn cũng có thể gửi email thử nghiệm cho chính mình để đảm bảo tất cả các tệp đính kèm đều có thể mở được. Một khi đã kiểm tra kỹ lưỡng, hãy tự tin ấn “Send” và đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng nhé!

Ngoài ra, nên dùng thêm Mailtrack, một tiện ích trên Google với tính năng kiểm tra miễn phí xem thư của bạn đã gửi được chưa, nhà tuyển dụng đã mở thư chưa. Tiện ích này sẽ hỗ trợ bạn trong việc kiểm soát email gửi đi và kịp thời liên lạc lại với nhà tuyển dụng nếu thấy đã lâu họ chưa mở hay phản hồi email của bạn.

Bằng những hướng dẫn viết email xin việc trên đây và nỗ lực của bạn, viết một email xin việc chuyên nghiệp sẽ không còn là điều khó khăn nữa! Chúc các bạn thành công!

Hà Phương  

* theo ấn phẩm kết nối doanh nhân